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Secrétaire assistant(e)

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Titre Professionnel Niveau IV

Polyvalente, la secrétaire assistante est la première interlocutrice des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs…). C’est elle qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s’occupe du courrier. Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à une assistante. La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’une bonne secrétaire.

Modalités de la formation

EN FORMATION CONTINUE

Durée da la formation :

  • 560 h en centre
  • 280 h en entreprise

EN CONTRAT DE PROFESSIONALISATION

Durée da la formation :

  • 385 h sur 12 mois

Rythme de l’alternance :

  • 2 jours Centre / 3 jours Entreprise

Contenu de la formation

La formation est composée de deux activités constitutives du titre. L’individualisation des parcours pratiquée par AREA permet de suivre tout ou partie de la formation selon les acquis et les besoins des candidats, et d’entrer en formation à tout moment de l’année.

Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

  • Production des documents professionnels courants
  • Classement et archivage
  • Communication
  • Accueil et orientation
  • Traitement du courrier
  • Coordination du planning d’activités et gestion des rendez-vous
  • Organisation des déplacements et réunions
  • Gestion d’un stock de consommables

Assurer le traitement administratif des diverses fonction de l’entreprise

  • Administration des achats et des ventes
  • Traitement des litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau
  • Suivi administratif courant du personnel
  • Tableaux de suivi et statistiques

Conditions d’accès

  • Niveau 1ère Terminale ou équivalent
  • Aptitudes requises : capacité d’adaptation et d’organisation
  • Bonne expression écrite et orale

Outils et organisation de la formation

  • Parcours de formation individualisée
  • Une équipe de formateurs ayant une pratique professionnelle avérée de ce métier
  • Un coordonateur référent suivi entreprise avec les tuteurs
  • Un livret d’alternance du stagiaire
  • Deux salles informatiques
  • Centre de ressources équipés de logiciels d’autoformation et d’auto évaluation
  • Remise de supports de cours

Validation de la formation

  • Diplôme du Ministère chargé de l’emploi de Niveau IV, titre professionnel SECRETAIRE ASSISTANT(E)

Recrutement

  • Dossier de candidature
  • Entretien de motivation
  • Tests de positionnement